Se você é empresário ou mesmo um colaborador da empresa na área administrativa ou de gestão de pessoal, provavelmente já ouviu falar do e-Social. Trata-se de um projeto de iniciativa do Governo Federal que vai unificar, em uma mesma plataforma online, o envio de dados da área trabalhista para CAGED, GFIP e RAIS.
Sua implantação atingirá empresas de todos os portes e pretende fazer com que a relação entre empregados e empregadores se torne mais transparente e de fácil fiscalização, já que todas as informações relativas à relação de trabalho estarão disponíveis no sistema, acessíveis a qualquer momento.
Mas você está em dia com as mudanças trazidas por sua implantação? Conhece a fundo e está realmente preparado para se adequar às exigências do E-social? Entende o papel desempenhado pelo RH na utilização desta ferramenta? No post de hoje, nós desvendamos os mitos que rondam o E-social e te damos todas as informações para que você entenda definitivamente como ele irá funcionar!
O que é o E-Social?
O projeto foi criado a partir de um esforço conjunto da Receita Federal, Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal. Ele será executado por meio de uma ferramenta com plataforma integralmente online, pela qual se dará, de forma unificada, o envio de informações oficiais dos funcionários em relação ao emprego.
Por exemplo, através dele será possível enviar declarações, resumos para recolhimento de tributos trabalhistas e previdenciários, informações relacionadas ao contrato de trabalho (inclusive no que diz respeito à saúde e segurança do trabalhador, como afastamentos ou doença laboral) e obrigações acessórias trabalhistas relevantes (por exemplo, admissão e dispensa de funcionários, mudanças de cargos e dissídios)
O que muda com sua implantação?
O E-Social será obrigatório e mudará completamente a forma com que as empresas lidam com obrigações de natureza tributária, trabalhista e fiscal. Reunir todas as informações que dizem respeito à vida do trabalhador na empresa em uma única plataforma permite o acesso fácil aos dados inseridos, mas, ao mesmo tempo, exige disciplina para que todas as obrigações sejam cumpridas pelo empregador, a fim de evitar irregularidades e penalizações.
Os profissionais da área de Recursos Humanos, assim, serão os responsáveis pela inserção das informações solicitadas no sistema. As informações são em seguida validadas pela Receita Federal, sendo posteriormente emitido um número de protocolo com a confirmação de seu recebimento.
Os prazos para envio das informações variam de acordo com o tipo de cada uma delas, obedecendo à lei em vigor, já que o E-Social não interfere na legislação no tocante aos prazos concedidos atualmente. Por exemplo: dados relativos à folha de pagamento deverão ser repassados no dia 7 do mês subsequente, todas as admissões ou demissões devem ser informadas tão logo ocorridas e alterações de salário devem ser informadas um dia após o reajuste.
Quais as vantagens trazidas pelo E-Social?
Unificando a alimentação dos dados acerca dos empregados em um único sistema, o E-social possibilita a elaboração de um plano de ação, definindo-se prazos e responsáveis — incluindo os terceiros —, maior facilidade na revisão dos processos internos, rápido acesso a dados que antes poderiam até mesmo estar esquecidos ou perdidos em folhas de papel na empresa.
Além da economia proporcionada, que por si só já é uma grande vantagem do ponto de vista ambiental, a medida também irá gerar maior envolvimento entre o departamento jurídico, de recursos humanos e tecnologia da informação.
Através deste sistema, ainda, o Governo terá maior centralização na entrega das obrigações, com integração dos sistemas informatizados das empresas. Com isso, ele poderá alimentar diversos órgãos com as informações fornecidas através de um cadastro padronizado das pessoas físicas e jurídicas participantes do projeto.
Quando o E-Social entrará em vigor?
Oficialmente, quando da publicação das diretrizes do projeto (ainda em 2014), ele estava previsto para entrar em vigor no segundo semestre de 2016. Porém, a Resolução CD/e-Social nº 2/2016 datada de 31 de agosto de 2016 instituiu novo cronograma para sua entrada em vigor, qual seja:
- Até 01/07/2017: será disponibilizado o ambiente de pré-produção;
- Até 01/01/2018: deverão se adequar e alimentar o sistema todos os empregadores e contribuintes com faturamento, no ano de 2016, acima de R$78.000,00, sendo que as informações concernentes à saúde e segurança do trabalho serão obrigatórias após 06 meses;
- Até 01/07/2018: data limite para adequação dos demais empregadores e contribuintes, sendo que as informações de saúde e segurança do trabalho também serão obrigatórias após seis meses.
É importante ressaltar que os empregadores devem antes de tudo providenciar a unificação e revisão do banco de dados. É necessário também, neste momento, atualizar as informações de seus funcionários, atentando às datas limite estabelecidas.
Qual é o papel do funcionário do RH?
Além do envio das informações para o sistema, o profissional de RH deve se atentar para a exatidão das informações que são enviadas, uma vez que o sistema está diretamente ligado ao ambiente da Receita Federal. É importante também que as movimentações referentes ao trabalhador estejam de acordo com a legislação vigente.
É necessário destacar que a implantação do E-Social é um processo bastante detalhado. Este texto apenas resume as ideias principais com o intuito de tornar mais claro o que é o sistema e quais mudanças ele traz.
Como se adaptar ao E-social?
A adequação ao E-Social deve ter início na adaptação da equipe. Nesse sentido, será necessário treinar os funcionários responsáveis para que eles entendam melhor as particularidades do sistema. É importante que antes mesmo do sistema se tornar obrigatório eles já estejam familiarizados com os processos e saibam como devem proceder para respeitar os prazos estabelecidos por lei e para enviar as informações corretamente.
Com o treinamento, é possível eliminar o máximo possível de dúvidas antes da implantação definitiva do sistema. Além disso, a capacitação prévia também contribui para que os colaboradores se engajem na execução e manutenção do E-Social nas empresas.
Converse com os colaboradores das áreas de contabilidade e recursos humanos da empresa, garantindo que estejam cientes das mudanças a serem implantadas com a plataforma digital, dando atenção especial a estes profissionais: são eles que, na prática, terão que alimentar e lidar com o sistema diariamente. Uma irregularidade ou erro na inserção de dados, por menor que seja, pode custar tempo e dinheiro.
Sistemas de gestão online que dispõem de cloud podem ser aliados no momento da transição, já que permitem o acesso aos dados inseridos a qualquer momento través que qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.
E agora, entendeu como funciona o E-Social? Já se sente pronto para se adequar ao sistema? Aprenda mais no nosso blog!
