A administração eficiente da folha de pagamento é de suma importância para empregadores e empregados. Essa ferramenta garante que os pagamentos sejam realizados em dia e da forma correta. Por isso, otimizar esse processo é essencial para promover uma gestão de pessoas e de recursos financeiros mais prática e precisa.
Para as empresas, esse instrumento é usado como documento dos colaboradores, e como uma maneira de organizar-se para que os pagamentos sejam calculados sem erros e atrasos. Já para os funcionários, trata-se de comprovante de renda, histórico de remuneração e atestado para cálculo da aposentadoria.
Conhecido por ser um procedimento de cálculo complexo e que exige constante atualização de informações, a folha de pagamento pode ganhar mais praticidade a partir da adoção das estratégias certas.
Quer evitar erros e facilitar esse processo? Confira, abaixo, as melhores práticas para otimizá-lo!
1. Use um sistema de gestão
Em plena era digital, não dá mais para realizar atividades trabalhosas manualmente. Assim sendo, o primeiro passo é implantar um sistema de gestão de folha de pagamento.
O ideal é optar por uma plataforma fácil de manusear, que ofereça segurança, possibilite o gerenciamento completo da tarefa e, de preferência, funcione com base no armazenamento na nuvem, que não necessita de instalação e nem ocupa espaço do seu banco de dados ou servidor.
As plataformas com funcionamento via web também podem ser acessadas a qualquer momento e de qualquer dispositivo. Todas as informações serão alocadas em um único lugar, permitindo que você encontre tudo que precisa em poucos cliques, poupando tempo e esforço.
2. Controle a jornada de trabalho digitalmente
Ter um controle de ponto digital otimiza o cálculo das horas trabalhadas, de almoço, atrasos, faltas e horas extras. Quando integrado ao sistema de folha de pagamento, é possível desburocratizar a atividade a aumentar a sua precisão, impedindo a ocorrência de fraudes no registro do ponto e na sua apuração, bem como elevar a produtividade da equipe responsável por executá-la.
Dessa forma, você também aumenta a sua segurança contra processos trabalhistas, pois é obrigação do empregador comprovar eventuais atrasos ou faltas dos funcionários. A partir do controle digital, a companhia assegura o registro e armazenamento de todas as informações.
3. Automatize os pagamentos
Na atualidade, as contas bancárias possibilitam a automatização de diferentes pagamentos que ocorrem rotineiramente durante o mês. Pode-se agendar os pagamentos dos salários e acompanhar a efetivação das transações pela internet, o que evita esquecimentos ou atrasos provenientes de imprevistos.
O uso da tecnologia facilita o cotidiano das empresas. Com ela, você só precisa se preocupar em monitorar a ação para certificar-se de que está sendo cumprida à risca, enquanto a sua equipe fica livre para se dedicar às tarefas mais estratégicas.
4. Faça backup dos documentos
Para realizar auditorias internas ou externas, é imprescindível ter, em formato de arquivo impresso, uma cópia da folha de pagamento mensal de cada funcionário. Além disso, é recomendável que o time de TI faça backups periódicos de todos os sistemas e softwares, especialmente de RH, a fim de preservar os dados dos colaboradores para futuras pesquisas ou comprovações.
O arquivamento deve ser mantido de maneira organizada e cronológica. É necessário ainda que haja diálogo e colaboração entre os departamentos de finanças e RH, para que ambos utilizem as informações dos documentos adequadamente, sem que a ordem dos mesmos seja comprometida.
A otimização da folha de pagamento não só assegura a realização dos pagamentos e respalda a empresa legalmente, como também dá mais tempo para que o RH trabalhe no planejamento estratégico da área, tendo em vista que as ferramentas tecnológicas executam com precisão as tarefas consideradas extremamente operacionais e morosas.
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