Não dá para negar que a internet facilita muito a vida das pessoas, seja no meio corporativo ou pessoal, contudo, essa liberdade acaba trazendo graves riscos junto de si: tratam-se das fraudes. Como forma de combater o problema, foi desenvolvido o certificado digital.
Essa ferramenta garante segurança aos usuários, protegendo dados e garantindo a autenticidade da pessoa física e jurídica durante transações eletrônicas.
Saiba o que ele é, para que serve, os seus benefícios, quem precisa e quais são os tipos de certificados digitais.
O que é certificado digital?
O certificado digital é um documento, assim como o RG, a única diferença é que ele vale apenas em meios digitais. Através da criptografia de dados, identifica e representa uma pessoa ou empresa na internet.
O certificado digital é tão confiável que tudo o que for assinado ou transacionado por meio dele, possui validade jurídica.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve para aplicar assinatura digital em documentos. Sua principal função é efetuar processos e operações virtuais sem que sejam necessárias todas as burocracias do processo e o deslocamento até o local.
O documento também permite acessar sites restritos, especialmente de órgãos públicos na internet, como Receita Federal e INSS, além de comprovar a identidade em sistemas virtuais integrados para realizar atividades profissionais.
Os principais benefícios da utilização do certificado digital:
- Assinar documentos digitais: os documentos eletrônicos assinados com certificado digital têm a mesma validade dos documentos em papel assinados com firma reconhecida;
- Economia de insumos: evita o uso de papel e de tinta para a impressão;
- Comodidade: permite assinar de qualquer lugar e a qualquer momento. Dispensa o reconhecimento de firma em cartório e a necessidade de comparecer presencialmente;
- Segurança: utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar a identidade do usuário;
- Agilidade: permite alterar informações rapidamente, evitando processos burocráticos demorados;
- Acessar sistemas com dados restritos: existem vários sistemas com informações confidenciais, principalmente de órgãos governamentais, que só podem ser acessados para enviar e receber informações ou alterar dados com a confirmação da identidade.
Quem precisa do certificado digital
O certificado se faz necessário para a grande maioria das empresas, sendo imprescindível para o relacionamento com órgãos públicos. Dentro do serviço público, inclusive, existem atividades que só podem ser desenvolvidas através do uso do certificado digital.
O certificado digital é obrigatório para microempreendedor individual (MEI) e para pessoa física? Não é. No entanto pode ser uma ótima opção, já que substitui documentos em papel e a assinatura escrita à mão, desburocratizando e agilizando processos de forma segura.
Pessoa Jurídica – motivos para ter um certificado digital na sua empresa
Utilização do eSocial: sistema que unifica as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF), do sistema de recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), assim como as informações do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Só é possível acessar e operar o eSocial por meio do certificado digital. Se você ainda não tem, siga esse processo:
- Compre um tipo de certificado adequado para a sua empresa;
- Transfira os arquivos devidos ao sistema eSocial;
- Aguarde o protocolo que comprova a entrega dos arquivos.
Emissão de nota fiscal eletrônica: é exigido que se tenha um certificado digital para emitir nota fiscal eletrônica, com exceção para empresas que podem utilizar nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e).
Utilização do e-CAC: com o certificado digital é possível fazer a utilização dos serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.
Realização de outros compromissos fiscais: sejam eles por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ou do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), entre outros.
Pessoa Física – motivos para ter um certificado digital para você
Assinatura digital de documentos: faz com que a sua assinatura tenha validade jurídica, dessa forma não será preciso imprimir documentos e reconhecer firma em cartório.
Utilização de sistemas do governo na internet: o documento permite o acesso e a utilização de sistemas de administração pública na internet com mais segurança. Exemplo: o eSocial pelo empregador doméstico e os serviços da Receita Federal do Brasil.
Tipos de certificado digital
Existem duas categorias principais de certificado digital, o tipo A e o tipo S.
- Certificado digital tipo A: esse serve para identificar o assinante, confirmar que o documento não foi adulterado e autenticar uma operação;
- Certificado digital tipo S: o seu objetivo é garantir sigilo para informações, criptografando-as para que só possam ser acessadas por pessoa autorizada.
O mais utilizado é o certificado digital tipo A, principalmente o A1 e A3, o que os diferencia é a forma como as chaves criptográficas são geradas e armazenadas. Veja algumas diferenças:
- Certificado A1: vale pelo prazo de 1 ano e só pode ser utilizado com o computador que contém a chave do certificado instalada;
- Certificado A3: vale pelo prazo de 3 anos e é utilizado em um dispositivo móvel, sendo pendrive ou cartão.
Nesse artigo você pôde perceber que obter um certificado digital traz vantagens em todos os sentidos, seja na segurança de dados, na redução de custos ou na otimização de tempo, proporcionando agilidade e praticidade para a empresa e usuário.
Essa é uma das várias ferramentas que funcionam como um investimento, fique atento às novidades contábeis e fiscais.
