O controle de emissão e recebimento das notas fiscais é considerado uma atividade bastante trabalhosa por muitos empreendedores que ainda não deram a devida atenção a esse tipo de gerenciamento. No entanto, é importante manter o controle e a organização na gestão de suas notas fiscais para evitar prejuízos.
Por se tratar de um assunto que muitas vezes é visto como complexo e burocrático, é necessário tomar algumas medidas para conseguir gerenciar notas fiscais sem ter muitas dificuldades. Comprometimento e organização são duas das principais características que os funcionários que trabalham na área de gestão de empresas devem ter.
Se você quiser aprender como gerenciar melhor suas notas fiscais, acompanhe nossas 7 dicas e otimize esse processo em seu negócio!
1. Crie uma rotina de processos
O melhor gerenciamento das suas notas fiscais começa a partir do momento em que você estabelece uma rotina durante a realização de processos. Uma boa alternativa é criar uma estratégia a ser executada sempre que houver o recebimento e a emissão de notas fiscais e, desse modo, evitar problemas com a perda de documentos ou prazos expirados.
Normas setoriais podem ser elaboradas, deixando assim um procedimento padrão para os funcionários utilizarem. Todos que trabalham no setor de faturamento ou entrada de notas devem ter em mente que os documentos fiscais de saída e de entrada de mercadorias não devem em hipótese alguma ser extraviados ou rasurados.
No momento em que a rotina tiver sido estabelecida, os funcionários vão perder menos tempo realizando tarefas relativas ao gerenciamento das notas fiscais.
2. Verifique a autenticidade das notas
Outro ponto extremamente importante no gerenciamento de notas fiscais é a verificação da autenticidade dos respectivos documentos. Para isso, basta acessar o site da Fazenda, clicar na aba “serviços” e em “consultar NF-e completa”.
Na sequência, é preciso informar uma chave de acesso que possui 44 dígitos e que está registrada no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Depois, é necessário digitar os seis caracteres da imagem que aparece ao lado da tela, conforme solicitado. A partir desse passo, é só clicar em “continuar” e todas as informações referentes à NF-e estarão à sua disposição.
3. Automatize o registro fiscal
A utilização de programas que auxiliam no gerenciamento das notas fiscais é uma excelente alternativa que torna o trabalho do empreendedor mais ágil e livre de erros. Esses programas de gerenciamento vão auxiliar você na hora do lançamento de dados e do acompanhamento de todas as informações relativas às notas fiscais, como valores e vencimentos.
O sistema de gestão eletrônica é útil também porque permite que o contador da sua empresa tenha acesso direto e automático às informações sobre as notas fiscais, fazendo com que esse profissional tenha um maior controle das movimentações financeiras do seu negócio.
Diversas empresas oferecem serviços de soluções empresariais, sendo que esses procedimentos trazem maior lucratividade e agilidade nas tomadas de decisões de empresários. Você pode facilmente verificar todas as opções disponíveis e escolher o software mais adequado para utilizar na sua empresa de acordo com as vantagens oferecidas.
4. Repasse informações sobre como gerenciar notas fiscais para o contador
Mesmo que você tenha adquirido um ótimo sistema ERP para controlar as notas fiscais de sua empresa e que conte com profissionais de confiança trabalhando na administração desses documentos, é necessário repassar informações referentes a eles aos contadores, afinal, são eles os responsáveis por toda a contabilidade da empresa.
5. Armazene cuidadosamente as notas fiscais
Como as empresas sempre estão sujeitas a auditorias e fiscalizações, outra dica importante para gerenciar as notas fiscais é organizar bem o local onde elas serão armazenadas e, assim, facilitar o rastreio dessas notas quando necessário. No caso das notas em papel, separe uma caixa para a entrada e outra para a saída dos documentos.
Deixe tudo indicado detalhadamente e separado para não haver a chance de alguma nota se misturar com outros documentos. Para as notas fiscais armazenadas digitalmente, utilize o mesmo critério de separação e organização por pastas. Desse modo, evitará que os documentos se percam em meio a outros arquivos.
6. Fique atento aos prazos e pagamentos
Estabelecidos os processos para o controle das notas fiscais e o armazenamento delas, é hora de ter uma atenção especial às informações desses documentos. Para não perder nenhum prazo, observe as datas de vencimento e emissão das notas fiscais. Você pode, inclusive, utilizar as datas como um parâmetro na organização das notas. Aquelas com emissão ou vencimento próximos ficam agrupadas.
Outro item que merece cuidado são os valores das notas fiscais e de seus pagamentos. Parece muito trabalhoso ter tanto cuidado com os detalhes de suas notas fiscais? Lembre-se dos problemas que você vai enfrentar se esquecer de cumprir algum prazo ou não pagar uma nota fiscal até a data do vencimento.
7. Tenha um bom relacionamento e perceba o comportamento dos clientes e fornecedores
Por último, outra dica para gerenciar suas notas fiscais é manter um bom relacionamento e perceber o comportamento dos clientes e fornecedores. Com a competitividade do mercado, nada melhor do que oferecer benefícios, diferenciais e estar sempre atento a todas as necessidades dos clientes.
Assim, quando o seu negócio precisar de algum auxílio que envolva alterações em notas, cancelamento, carta de correção e outros documentos, você poderá recorrer a eles sem a necessidade de burocracia ou pagamento de taxas. Dessa forma, conseguirá fazer o que é preciso para adequar os documentos fiscais às exigências do governo.
Com todas as dicas citadas acima, será bem mais fácil gerenciar notas fiscais em sua empresa de agora em diante. Portanto, não deixe de criar uma rotina de processos, verificar a autenticidade das notas, automatizar o registro fiscal, repassar informações para o contador, armazenar cuidadosamente as notas fiscais, cuidar dos prazos e pagamentos, ter um bom relacionamento e perceber o comportamento dos clientes e fornecedores.
Fique atento a cada detalhe e coloque em prática tudo que aprendeu nesses minutos de leitura do nosso artigo.
