É no fechamento que se avalia todas as movimentações internas, essas que demonstram se o financeiro está fechando o mês de forma positiva ou negativa.
Para que tudo flua sem riscos, é fundamental que o fechamento mensal de uma empresa seja feito da forma adequada. Assim, minimizando erros que podem não só comprometer a estrutura financeira da empresa, mas também trazer penalidades devido a problemas com os tributos obrigatórios.
Abaixo, resumimos 4 dicas para um fechamento contábil mais eficiente:
1- Os principais erros no fechamento mensal de uma empresa
Evitar os erros iniciais contribui para que as próximas etapas do processo não sejam prejudicadas. Saiba como fugir de alguns dos principais e mais comuns erros:
- Acompanhe diariamente os lançamentos realizados e a conciliação dos saldos bancários e de caixa;
- Possua fundos de emergência ou formas de articular as finanças para compensar possíveis pagamentos atrasados;
- Saiba identificar corretamente os lançamentos. Separe-os por categorias como “entradas fixas e variáveis”, “saídas fixas e variáveis”, “gastos com pessoal”, entre outros;
- Tenha controle de estoque. Acompanhe o inventário para realizar um bom fechamento mensal.
2- Documentos de movimentações trabalhistas
Outro ponto importante é ter toda a movimentação trabalhista em mãos, sendo assim possível relacionar os valores a serem pagos, com os encargos trabalhistas. Isso será determinante para o processamento da folha de pagamento e, consequentemente, para o fechamento mensal de uma empresa. Saiba quais documentos são esses:
- Guia de impostos do INSS, IRRF e recolhimento de FGTS;
- Recibos de pagamentos relacionados atestados médicos, férias, adiantamentos, vale-transporte e afins;
- Contribuições sindicais e demais modalidades;
- Recibos de reembolso a serem realizados, para os colaboradores e autônomos que estejam prestando serviço.
3- Documentação fiscal
É a documentação fiscal que garante um fechamento mensal consistente, já que é através dela que se avalia se todos os tributos necessários foram pagos adequadamente. Separe os seguintes documentos:
- Notas fiscais, tanto emitidas quanto recebidas;
- Conhecimentos de transporte;
- Notas fiscais de serviços contratados;
- Comprovantes de pagamento dos principais impostos nacionais, como DAS, DARF, GARE, GNRE, entre outros;
- Notas fiscais de concessionárias, relacionadas aos serviços básicos como luz, água, telefone, internet, sistemas e afins.
4- Movimentação financeira
É importante também registrar toda a movimentação financeira ocorrida dentro do período, de forma a melhorar o controle de caixa do negócio, em conjunto com o fechamento contábil mensal. Para esse fim, serão precisos os seguintes documentos:
- Comprovante de todas as receitas e despesas do período;
- Arquivos eletrônicos de controle de caixa e extratos bancários;
- Extratos de empréstimos, financiamentos, cartões de crédito, promissórias, desconto de duplicatas, investimentos, entre outros pontos;
- Identificação adequada de todos os adiantamentos, reembolsos, devoluções, indenizações e bonificações;
- Valores relacionados a aluguel, fretes, honorários e despesas com clientes e fornecedores.
Com essas 4 dicas, é possível tornar o fechamento de caixa mais imediato e eficiente, minimizando falhas e mantendo a contabilidade do seu negócio em dia. Apesar desse processo possibilitar que empresas o façam por si só, é necessário ter cautela. Portanto, contratar uma empresa especializada, no geral, é a decisão mais acertada.
